Es gibt zahlreiche Gründe, warum ein modernes Unternehmen einen erfolgreichen Kundenservice bieten muss. Kundenzufriedenheit und der Erfolg oder Misserfolg des Unternehmens liegen nahe beieinander. Sind Kunden etwa mit der Betreuung durch das Unternehmen unzufrieden, so werden sie sich nicht daran binden lassen. Durch einen “Self-Service” werden Kunden unzufrieden zurückgelassen.

Alte und neue Kommunikationswege müssen kombiniert und optimiert werden, um alle Kunden aktiv erreichen zu können. Es gibt also immer Raum, um den Kundenservice zu verbessern. REVIERDIALOG möchte Ihnen zeigen, welche Möglichkeiten Sie haben, um Ihren Kunden den perfekten Kundenservice anbieten zu können.

Was ist Kundenservice?

Die Bereitstellung von Unterstützung, Hilfe und Informationen für Kunden durch ein Unternehmen wird als Kundenservice bezeichnet. Es umfasst alle Interaktionen und Aktivitäten, die darauf abzielen, den Kunden zu helfen.

Damit die Kundenkommunikation gelingt, müssen ihre Bedürfnisse, Fragen und Anliegen erfüllt werden. Um den Kundenservice zu verbessern, ist es daher wichtig, den Kunden eine positive Erfahrung zu bieten. Der Service ist daher Teil der Customer Journey, die, auch wenn der Kunde das Produkt erhalten hat, fortgeführt wird.

Der Kundenservice kann in verschiedenen Formen erfolgen. Dazu gehören etwa Kommunikationskanäle wie:

• persönliches Gespräch
• Telefonat
• E‑Mail
• Chat-Dienste
• Social-Media-Kanälen 

Aufgaben wie Beratung, Bestellabwicklung, Beschwerdemanagement, technische Unterstützung und allgemeine Kundenbetreuung sind ebenfalls ein Teil des Kundenservice. Das Ziel ist es, die Kundenzufriedenheit, die Kundenbindung und das Image des Unternehmens zu verbessern.

Für Vorteile den Kundenservice stets verbessern

Ein guter Kundenservice erfüllt die Bedürfnisse und Erwartungen des Kunden und trägt zur Kundenzufriedenheit bei. Kunden, die mit einem Unternehmen zufrieden sind, sind eher bereit, erneut bei dem Unternehmen einzukaufen und positive Empfehlungen auszusprechen.

Außerdem ist ein ausgezeichneter Kundenservice entscheidend für die Kundenbindung. Kunden, die bei einem Unternehmen einen positiven Kundenservice erfahren, fühlen sich wertgeschätzt. Sie werden Ihrem Unternehmen treu bleiben, wenn sie sich dort wohl aufgehoben fühlen. Mehr und bessere Kundenbeziehungen und weniger Kundenabwanderung zu Wettbewerbern können gewährleistet werden, wenn Sie den Kundenservice verbessern möchten.

Ein weiterer Grund ist, dass ein guter Kundenservice das Image und den Ruf eines Unternehmens stärken kann. Als Unternehmer können Sie sich von der Konkurrenz abheben, indem Sie das Vertrauen der Kunden gewinnen. Ihre Produkte und Angebote werden zu einer Marke, die sich durch Qualität und einen guten Umgang mit den Kunden auszeichnet.

Darüber hinaus kann ein guter Kundenservice nützliche Kundenbewertungen und Informationen liefern. Unternehmen können durch den engen Kontakt mit den Kunden mehr über ihre Bedürfnisse, Wünsche und Anliegen erfahren. Dieses Feedback kann verwendet werden, um Waren und Dienstleistungen zu verbessern und das Unternehmen an die Bedürfnisse der Kunden anzupassen.

Nicht zuletzt ist ein wichtiger Bestandteil der Krisenbewältigung ein ausgezeichneter Kundenservice. Dieser ermöglicht es, bei Problemen oder Beschwerden schnell zu reagieren, Lösungen zu finden und das Vertrauen der Kunden wiederherzustellen.

Sie dürfen jedoch nicht vergessen, den Kundenservice zu verbessern. Stetig entstehen neue Kommunikationswege, über die Ihre Kunden den Kontakt mit Ihnen suchen. Wenn Sie Ihren Kunden die Möglichkeit, diese Wege zu nutzen, nicht bieten, suchen sie möglicherweise bei anderen Unternehmen danach.

Ein erstklassiger Kundenservice ist deshalb ein wichtiger Wettbewerbsvorteil, der den Erfolg eines Unternehmens auf lange Sicht steigern kann. REVIERDIALOG blickt als Dienstleister auf ein umfassendes Know-how, um Teil Ihres Kundenservices zu werden. Wir betreuen ihre Kunden im Gespräch, telefonisch, schriftlich und digital.

Das muss ein guter Kundenservice leisten können

Um Kunden umfassend und effizient betreuen zu können, benötigt es einer Vielzahl an Eigenschaften, die erfüllt werden müssen. Wer seinen Kundenservice verbessern möchte, muss auch die folgenden Merkmale mitbeachten.

Besonders wichtig für eine hohe Kundenzufriedenheit ist eine schnelle Reaktionszeit. Anfragen oder Beschwerden des Kunden müssen schnell beantwortet werden, wenn man den Kundenservice verbessern möchte. Eine zeitnahe und präzise Antwort zeigt dem Kunden, dass sein Anliegen ernst genommen wird. Je länger der Kunde auf eine Antwort warten muss, desto stärker sinkt auch sein Vertrauen in das Unternehmen.

Freundlichkeit und Empathie sind die nächsten wichtigen Komponenten, die der Kundenservice bieten muss. Ein guter Kundenservice ist höflich, freundlich und empathisch. Es ist wichtig, dass die Kunden sich wertgeschätzt und gut betreut fühlen. 

Mitarbeiter des Kundenservice sollten auf die Bedürfnisse der Kunden einfühlsam eingehen und ihre Fragen oder Anliegen angemessen beantworten. Beim persönlichen Kontakt ist auch aktives Zuhören gefragt. Kunden kennen das Gefühl, wenn man ihnen nicht zuhört. Selbst bei unangenehmen Situationen (z.B. bei Beschwerden), muss das Personal ruhig und freundlich bleiben.

Mitarbeiter im Kundenservice sollten umfassendes Wissen über das Unternehmen, seine Produkte oder Dienstleistungen besitzen. Sie sollten in der Lage sein, Kundenfragen präzise zu beantworten, Probleme zu lösen und kompetente Ratschläge zu geben.

Ein guter Kundenservice ist daran interessiert, auf die Anliegen von Kunden einzugehen und Lösungen anzubieten. Mitarbeiter sollten proaktiv nach Möglichkeiten suchen, Kunden zufriedenzustellen und Probleme erfolgreich zu lösen. Es ist wichtig, dass Sie in der Lage sind, geeignete Kompromisse zu finden und sich an individuelle Kundenanforderungen anzupassen.

Damit ein Kundenservice gut funktioniert, sollte er auch konsistent sein. Um den Kundenservice zu verbessern, spielt es keine Rolle, welcher Mitarbeiter den Kunden betreut oder welcher Kommunikationskanal verwendet wird. Kunden sollten, egal wo und wie sie mit dem Unternehmen interagieren, jederzeit eine einheitliche und qualitativ hochwertige Erfahrung erhalten.

Um den Kundenservice zu verbessern, muss dieser aber auch proaktiv mit dem Kunden in Interaktion treten. Mitarbeitende informieren die Kunden aktiv über wichtige Informationen, wie z. B. Aktualisierungen von Produkten, Verzögerungen bei der Lieferung oder Änderungen in den Geschäftsbedingungen. Kunden fühlen sich durch eine transparente und regelmäßige Kommunikation gut informiert, was Unsicherheiten reduziert.

Der Kundenservice muss auch Kontakte mit den Kunden auswerten können. Ein guter Service nutzt das Kundenfeedback, um Schwachstellen zu identifizieren und Prozesse zu verbessern. Es ist wichtig, dass Kundenbefragungen, Bewertungen oder Beschwerden ernst genommen und als Chance zur Weiterentwicklung genutzt werden.

Wir bilden Sie und Ihre Mitarbeiter aus

REVIERDIALOG bietet Ihnen mit der hauseigenen Akademie die Gelegenheit, Ihren Kundenservice zu verbessern. Unsere zertifizierten Trainer bieten Ihnen eine effiziente Mischung aus theoretischem und praktischem Wissen. Unsere Weiterbildungen geben allen Arbeitnehmern die Gelegenheit, sich im Feld der Kundenbetreuung neu zu orientieren. 

Um die Qualität vom Kundenservice zu verbessern, ist die Weiterbildung zur Servicekraft im Dialogmarketing nahezulegen. Die Servicekraft im Dialogmarketing betreut nicht nur Kunden, sie sammelt auch Daten über sie. Kundeninformationen und ‑aktivitäten werden registriert und ausgewertet.

Kundengespräche können so dazu dienen, um ein wertvolles Feedback zu erhalten. So kann das Unternehmen bei Bedarf schnell reagieren. Kommt es etwa häufig zu den gleichen Problemen bei einem Produkt, so kann dieses zeitnah zurückgerufen werden. Zugleich lassen sich diese Fehler bei kommenden Fertigungslinien oder Produktdesigns vermeiden.

REVIERDIALOG bietet auch mehr Weiterbildungen zum Thema Kundenbetreuung an. Der Kundenservice ist schon längst keine einseitige Kommunikation mehr, bei der der Kunde das Gespräch sucht. Heute ist es sogar so, dass viele Kunden erwarten, dass das Unternehmen proaktiv den Kontakt zu ihm sucht.

Damit Sie Ihren Kundenservice verbessern können, müssen Kundenbedürfnisse bereits antizipiert werden, noch bevor sie entstehen. Wenn ein Kunde zum Beispiel jährlich eine Dienstleistung in Anspruch nimmt und noch immer keinen Termin gemacht hat, hat er es vielleicht vergessen.

Der Service meldet sich beim Kunden und fragt bei ihm nach, ob er noch an der Dienstleistung interessiert sei. Ein gutes Beispiel ist eine TÜV-Untersuchung. Wenn der Kunde die auslaufende TÜV-Plakette übersehen hat, könnte er bei der Nutzung des Fahrzeugs mit Strafen rechnen. Doch seine Werkstatt hat ihn rechtzeitig an die TÜV-Untersuchung erinnert.

REVIERDIALOG ist für Sie da

Um in jeder Situation den Kundenservice zu verbessern, lehrt REVIERDIALOG Kommunikationstechniken, Problemlösungsstrategien und gibt Werkzeuge zur Prozessoptimierung an die Hand. Auch das Wissen, wie Zielgruppen tiefer angesprochen werden, ist Teil des Weiterbildungsangebots.

Wenn auch Sie Ihren Kundenservice verbessern möchten, dann wenden Sie sich an REVIERDIALOG. Vereinbaren Sie noch heute mit unseren Experten einen Termin. Wir können als Ihr dienstleistender Partner die Aufgaben der Kundenkommunikation übernehmen, Ihr Personal oder Sie persönlich darin gezielt schulen. Wir freuen uns auf Sie!

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