Macht es bei der öffent­li­chen Ver­wal­tung Sinn, Auf­ga­ben oder gar gan­ze Kom­pe­ten­zen aus der eige­nen Orga­ni­sa­ti­on aus­zu­la­gern? Die Ant­wort lau­tet ganz klar “ja”! Das soge­nann­te “Out­sour­cing öffent­li­cher Dienst” ent­las­tet nicht nur Kom­mu­nen, son­dern hat noch eini­ge ande­re Vor­tei­le im pet­to, die nicht gleich ins Auge fal­len. Des­halb möch­ten unse­re Exper­ten von REVIER­DIA­LOG ger­ne ein­mal einen genaue­ren Blick auf die­se The­ma­tik werfen. 

• Öffent­li­cher Dienst spart mit Out­sour­cing kosten
• Ein­zel­ne Auf­ga­ben außer­halb des “hoheit­li­chen Bereichs” geeignet
• Enge Zusam­men­ar­beit mit Pri­vat­wirt­schaft durch Public Pri­va­te Part­ner­ship (PPP)
• Bei Pla­nung auf län­ger­fris­ti­ge Part­ner­schaft setzen
• Pas­sen­de Fir­ma für Anfor­de­run­gen finden

War­um öffent­li­che Ver­wal­tung outsourcen? 

Zunächst ein­mal, wor­um han­delt es sich eigent­lich beim Out­sour­cing der öffent­li­chen Ver­wal­tung? Unter Out­sour­cing ver­steht man, ein­fach aus­ge­drückt, die Aus­la­ge­rung bestimm­ter Kom­pe­ten­zen oder Auf­ga­ben­be­rei­che in ein ande­res Unter­neh­men.

Für ein Out­sour­cing im öffent­li­chen Dienst wür­de dies bedeu­ten, ein­zel­ne Gebie­te der kom­mu­na­len Ver­wal­tung abzu­ge­ben. Doch geht das über­haupt so einfach?

Vie­le Unter­neh­men set­zen heu­te bereits auf das Out­sour­cing. Ein­zel­ne Funk­tio­nen, die nicht der För­de­rung der eige­nen Markt­stär­ke die­nen, wer­den von ihnen auf exter­ne Unter­neh­men aus­ge­la­gert. Kan­ti­ne, Sicher­heit, Per­so­nal­ma­nage­ment oder Waren­trans­port bie­ten dafür ein paar gute Beispiele.

Wel­che Auf­ga­ben eig­nen sich für Outsourcing?

Mit Blick auf das Out­sour­cing der öffent­li­chen Ver­wal­tung heißt das, dass die­se sämt­li­che Auf­ga­ben außer­halb des “hoheit­li­chen Bereichs” abgibt. 

Tätig­kei­ten wie die der Poli­zei oder des Finanz­am­tes kön­nen somit nicht ein­fach aus­ge­la­gert wer­den. Ein­zel­be­rei­che aus der Leis­tungs­ver­wal­tung wie etwa die Orga­ni­sa­ti­on kul­tu­rel­ler Ereig­nis­se, die EDV oder die Abfall­ent­sor­gung hin­ge­gen schon. 

Die über­wie­gen­de Vor­teil beim Out­sour­cing im öffent­li­chen Dienst ist natür­lich die Kos­ten­er­spar­nis. Die­ser wirt­schaft­li­che Vor­teil setzt sich aber nicht nur durch das Ein­spa­ren von Per­so­nal, Tech­nik und Räum­lich­kei­ten zusam­men, son­dern auch aus dem Kern­be­reich des beauf­trag­ten Unternehmens.

Die Fir­ma, die für das Out­sour­cing von Tei­len des öffent­li­chen Diens­tes beauf­tragt wur­de, hat sich im Kern auf ein Spe­zi­al­ge­biet aus­ge­rich­tet. Die­ses soge­nann­te Public Pri­va­te Part­ner­ship (PPP) zwi­schen Kom­mu­ne und Pri­vat­fir­ma hat den Vor­teil, dass die­ses Unter­neh­men viel­leicht die bes­se­re Aus­stat­tung für die zu erfül­len­de Auf­ga­be vor­wei­sen kann. Die Bear­bei­tung erfolgt dadurch zugleich auch viel effizienter.

Out­sour­cing öffent­li­cher Dienst planen

Bevor die öffent­li­che Ver­wal­tung mit dem Out­sour­cing begin­nen kann, muss die­ses zunächst gut durch­ge­plant sein. Wel­che Berei­che inner­halb der Kom­mu­ne wären von der Umstel­lung betrof­fen? Wer­den nur gewis­se (Teil-)Aufgaben out­ges­our­ced oder Stel­len über­tra­gen? 

Auch die Eigen­tums­ver­hält­nis­se gibt es mit dem neu­en Auf­trag­neh­mer zu klä­ren. Fin­det hier eine mög­li­che (Teil-)Privatisierung öffent­li­cher Auf­ga­ben statt? Auch dies hat zur Ver­mei­dung von Red­un­dan­zen sei­ne Vor­tei­le: Für alle Auf­ga­ben, für die der Auf­trag­neh­mer ver­ant­wort­lich ist, trägt er auch sein eige­nes Risi­ko.

Sie soll­ten sich aber dar­über bewusst sein, dass es sich beim Out­sour­cing im öffent­li­chen Dienst immer um eine stra­te­gi­sche und damit län­ger­fris­ti­ge Part­ner­schaft han­deln muss. Kurz­fris­ti­ge Zusam­men­ar­beit mit den fal­schen Part­nern kann schlech­te Qua­li­tät und hohe Kos­ten nach sich ziehen.

Bes­ser ist es, wenn Sie von Beginn an den rich­ti­gen Part­ner für die Auf­ga­ben Ihrer Kom­mu­ne suchen und auch fin­den. Die pas­sen­de Fir­ma bringt nicht nur das rich­ti­ge Know-How mit, son­dern wird sich die Zusam­men­ar­beit mit ihr über die PPP stets wei­ter­ent­wi­ckeln und verbessern.

Damit sich schließ­lich auf den rich­ti­gen Part­ner tref­fen, lohnt es sich, zunächst einen Blick auf die eige­ne Situa­ti­on zu wer­fen. Wo macht ein Pro­jekt Out­sour­cing öffent­li­cher Dienst Sinn und wo nicht? Erst dann kön­nen Sie das Ange­bot aus­schrei­ben und schließ­lich das ent­spre­chen­de pri­va­te Unter­neh­men wählen.

Wor­auf ist bei der Fir­men­wahl zu achten?

Las­sen Sie bei der PPP dem Unter­neh­men etwas Zeit, um in Ihre Auf­ga­be hin­ein­zu­kom­men. Schließ­lich wer­den die Ergeb­nis­se des Out­sour­cing der öffent­li­chen Ver­wal­tung denen ent­spre­chen, die Sie als Zie­le gesteckt haben.

Damit Sie das rich­ti­ge Unter­neh­men fin­den, soll­ten Sie auf fol­gen­de Kom­pe­ten­zen ach­ten:

• Hat die Fir­ma aus­rei­chend Know-How?
• Weist sie genü­gend Erfahrung/Qualität auf?
• Ist das Ange­bot überzeugend?
• Hat das Unter­neh­men genü­gend Res­sour­cen, um die Auf­ga­be zu stemmen?
• Reagiert die Fir­ma fle­xi­bel auf Ände­run­gen oder Schwan­kun­gen im Leis­tungs­um­fang?
• Wirkt die stra­te­gi­sche Aus­rich­tung der Fir­ma für eine lang­fris­ti­ge Zusam­men­ar­beit seriös? 

Wenn Sie die­se Din­ge beach­ten, wer­den Sie die pas­sen­de Fir­ma für Ihre Anfor­de­run­gen finden.

Wei­te­re Vor­tei­le beim Out­sour­cing Öffent­li­cher Dienst

Das Pro­jekt Out­sour­cing öffent­li­cher Dienst hat noch ein paar wei­te­re Vor­tei­le, die zukünf­tig grei­fen. So ist die Inves­ti­ti­on in eine sach­kun­di­ge Fir­ma zugleich auch eine Inves­ti­ti­on in die (loka­le) Wirt­schaft. Und das bei sin­ken­den Kos­ten für die Kom­mu­ne selbst.

Genau­so kön­nen Inves­ti­tio­nen über­flüs­sig wer­den, da die­se durch den Part­ner erle­digt wer­den. Die Kom­mu­ne braucht zum Bei­spiel nicht mehr Tele­fo­ne und Com­pu­ter Hard­ware für ein Ser­vice Cen­ter, da sie die­se Auf­ga­be an die Call Cen­ter Pro­fis von REVIER­DIA­LOG wei­ter­ge­ge­ben hat.Das Out­sour­cing im öffent­li­chen Dienst war­tet mit einer gro­ßen Men­ge an Vor­tei­len auf. Falls Sie es wün­schen, kön­nen Sie sich auch von unse­rem Team von REVIER­DIA­LOG noch ein­mal näher bera­ten las­sen. Für ein kos­ten­lo­ses Bera­tungs­ge­spräch müs­sen Sie sich ledig­lich unter die­sem Kon­takt­for­mu­lar anmelden.

FAQ:

Für wen lohnt sich Outsourcing?

Out­sour­cing lohnt sich nicht nur für Unter­neh­men der Pri­vat­wirt­schaft, son­dern kann auch sehr lukra­tiv für den öffent­li­chen Dienst sein. Ein­zel­ne Berei­che, für die sonst gan­ze Abtei­lun­gen gegrün­det wer­den müss­ten, kön­nen an Spe­zia­lis­ten abge­ge­ben werden.

Wie funk­tio­niert Outsourcing?

Beim Out­sour­cing wer­den ein­zel­ne (Teil-)Bereiche eines Unter­neh­mens oder einer öffent­li­chen Ver­wal­tung an exter­ne Dienst­leis­ter aus­ge­la­gert. Die­se Dienst­leis­ter über­neh­men dann ein­zel­ne Auf­ga­ben wie etwa die Tele­fon-Betreu­ung der Kunden.

War­um wird Out­sour­cing betrieben?

Mit Out­sour­cing kön­nen Gel­der ein­ge­spart wer­den, da ein­zel­ne (Geschäfts-)Bereiche nicht mehr selbst betreut wer­den müs­sen. Zugleich ist der exter­ne Dienst­leis­ter even­tu­ell mit bes­se­ren Res­sour­cen aus­ge­stat­tet und kann die aus­ge­la­ger­ten Auf­ga­ben effek­ti­ver bearbeiten.