Macht es bei der öffentlichen Verwaltung Sinn, Aufgaben oder gar ganze Kompetenzen aus der eigenen Organisation auszulagern? Die Antwort lautet ganz klar “ja”! Das sogenannte “Outsourcing öffentlicher Dienst” entlastet nicht nur Kommunen, sondern hat noch einige andere Vorteile im petto, die nicht gleich ins Auge fallen. Deshalb möchten unsere Experten von REVIERDIALOG gerne einmal einen genaueren Blick auf diese Thematik werfen. 

• Öffentlicher Dienst spart mit Outsourcing kosten
• Einzelne Aufgaben außerhalb des “hoheitlichen Bereichs” geeignet
• Enge Zusammenarbeit mit Privatwirtschaft durch Public Private Partnership (PPP)
• Bei Planung auf längerfristige Partnerschaft setzen
• Passende Firma für Anforderungen finden

Warum öffentliche Verwaltung outsourcen? 

Zunächst einmal, worum handelt es sich eigentlich beim Outsourcing der öffentlichen Verwaltung? Unter Outsourcing versteht man, einfach ausgedrückt, die Auslagerung bestimmter Kompetenzen oder Aufgabenbereiche in ein anderes Unternehmen.

Für ein Outsourcing im öffentlichen Dienst würde dies bedeuten, einzelne Gebiete der kommunalen Verwaltung abzugeben. Doch geht das überhaupt so einfach?

Viele Unternehmen setzen heute bereits auf das Outsourcing. Einzelne Funktionen, die nicht der Förderung der eigenen Marktstärke dienen, werden von ihnen auf externe Unternehmen ausgelagert. Kantine, Sicherheit, Personalmanagement oder Warentransport bieten dafür ein paar gute Beispiele.

Welche Aufgaben eignen sich für Outsourcing?

Mit Blick auf das Outsourcing der öffentlichen Verwaltung heißt das, dass diese sämtliche Aufgaben außerhalb des “hoheitlichen Bereichs” abgibt. 

Tätigkeiten wie die der Polizei oder des Finanzamtes können somit nicht einfach ausgelagert werden. Einzelbereiche aus der Leistungsverwaltung wie etwa die Organisation kultureller Ereignisse, die EDV oder die Abfallentsorgung hingegen schon. 

Die überwiegende Vorteil beim Outsourcing im öffentlichen Dienst ist natürlich die Kostenersparnis. Dieser wirtschaftliche Vorteil setzt sich aber nicht nur durch das Einsparen von Personal, Technik und Räumlichkeiten zusammen, sondern auch aus dem Kernbereich des beauftragten Unternehmens.

Die Firma, die für das Outsourcing von Teilen des öffentlichen Dienstes beauftragt wurde, hat sich im Kern auf ein Spezialgebiet ausgerichtet. Dieses sogenannte Public Private Partnership (PPP) zwischen Kommune und Privatfirma hat den Vorteil, dass dieses Unternehmen vielleicht die bessere Ausstattung für die zu erfüllende Aufgabe vorweisen kann. Die Bearbeitung erfolgt dadurch zugleich auch viel effizienter.

Outsourcing öffentlicher Dienst planen

Bevor die öffentliche Verwaltung mit dem Outsourcing beginnen kann, muss dieses zunächst gut durchgeplant sein. Welche Bereiche innerhalb der Kommune wären von der Umstellung betroffen? Werden nur gewisse (Teil-)Aufgaben outgesourced oder Stellen übertragen? 

Auch die Eigentumsverhältnisse gibt es mit dem neuen Auftragnehmer zu klären. Findet hier eine mögliche (Teil-)Privatisierung öffentlicher Aufgaben statt? Auch dies hat zur Vermeidung von Redundanzen seine Vorteile: Für alle Aufgaben, für die der Auftragnehmer verantwortlich ist, trägt er auch sein eigenes Risiko.

Sie sollten sich aber darüber bewusst sein, dass es sich beim Outsourcing im öffentlichen Dienst immer um eine strategische und damit längerfristige Partnerschaft handeln muss. Kurzfristige Zusammenarbeit mit den falschen Partnern kann schlechte Qualität und hohe Kosten nach sich ziehen.

Besser ist es, wenn Sie von Beginn an den richtigen Partner für die Aufgaben Ihrer Kommune suchen und auch finden. Die passende Firma bringt nicht nur das richtige Know-How mit, sondern wird sich die Zusammenarbeit mit ihr über die PPP stets weiterentwickeln und verbessern.

Damit sich schließlich auf den richtigen Partner treffen, lohnt es sich, zunächst einen Blick auf die eigene Situation zu werfen. Wo macht ein Projekt Outsourcing öffentlicher Dienst Sinn und wo nicht? Erst dann können Sie das Angebot ausschreiben und schließlich das entsprechende private Unternehmen wählen.

Worauf ist bei der Firmenwahl zu achten?

Lassen Sie bei der PPP dem Unternehmen etwas Zeit, um in Ihre Aufgabe hineinzukommen. Schließlich werden die Ergebnisse des Outsourcing der öffentlichen Verwaltung denen entsprechen, die Sie als Ziele gesteckt haben.

Damit Sie das richtige Unternehmen finden, sollten Sie auf folgende Kompetenzen achten:

• Hat die Firma ausreichend Know-How?
• Weist sie genügend Erfahrung/Qualität auf?
• Ist das Angebot überzeugend?
• Hat das Unternehmen genügend Ressourcen, um die Aufgabe zu stemmen?
• Reagiert die Firma flexibel auf Änderungen oder Schwankungen im Leistungsumfang?
• Wirkt die strategische Ausrichtung der Firma für eine langfristige Zusammenarbeit seriös? 

Wenn Sie diese Dinge beachten, werden Sie die passende Firma für Ihre Anforderungen finden.

Weitere Vorteile beim Outsourcing Öffentlicher Dienst

Das Projekt Outsourcing öffentlicher Dienst hat noch ein paar weitere Vorteile, die zukünftig greifen. So ist die Investition in eine sachkundige Firma zugleich auch eine Investition in die (lokale) Wirtschaft. Und das bei sinkenden Kosten für die Kommune selbst.

Genauso können Investitionen überflüssig werden, da diese durch den Partner erledigt werden. Die Kommune braucht zum Beispiel nicht mehr Telefone und Computer Hardware für ein Service Center, da sie diese Aufgabe an die Call Center Profis von REVIERDIALOG weitergegeben hat.Das Outsourcing im öffentlichen Dienst wartet mit einer großen Menge an Vorteilen auf. Falls Sie es wünschen, können Sie sich auch von unserem Team von REVIERDIALOG noch einmal näher beraten lassen. Für ein kostenloses Beratungsgespräch müssen Sie sich lediglich unter diesem Kontaktformular anmelden.

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