In der öffentlichen Verwaltung verspricht die Digitalisierung eine effizientere Arbeitsweise. Dabei geht es jedoch weniger um die reine Digitalisierung der bestehenden Papierwelt, sondern vielmehr um die Schaffung neuer behördlicher Strukturen. Erst so können die Potenziale intelligenter Technologien vollständig genutzt werden. REVIERDIALOG erklärt Ihnen, was bei der Digitalisierung von Behörden und Kommunen gerade State of the Art ist und welche Potenziale sich für die Zukunft bieten.

Nachholbedarf in Deutschland bei der Digitalisierung des öffentlichen Sektors

Die Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung ist in Deutschland im europäischen Vergleich noch wenig fortgeschritten. Das ergab etwa der eGovernment Benchmark Report 2018, welcher den Stand der digitalen Transformation in öffentlichen Verwaltungen nach europäischen Ländern beurteilte. 

Dabei wurde der Grad der Digitalisierung ebenso wie ihre Durchdringung im öffentlichen Sektor im Front- sowie Backend unter die Lupe genommen. Indikatoren wie die Transparenz, die Nutzer-Zentriertheit und die grenzüberschreitende Mobilität dienten dabei als Maßstab für die Bewertung.

Das Ergebnis des eGovernment Benchmark Reports fiel für die öffentliche Verwaltung in Deutschland ernüchternd aus. Sowohl beim Grad der Digitalisierung als auch bei ihrer Durchdringung konnte Deutschland im Vergleich lediglich ein mittleres bis niedriges Niveau erreichen. Es besteht also akuter Handlungsbedarf im Bereich des E‑Governments – insbesondere vor dem Hintergrund des aktuellen Generationen- und Kulturwandels. 

Die Digital Natives, welche bereits heute einen Großteil der arbeitenden Bevölkerung ausmachen, haben kein Interesse mehr an zeitaufwendigen Routinetätigkeiten, träger und langsamer Bürokratie sowie starren und inflexiblen Prozessen.

Digitalisierung im öffentlichen Dienst – der Plan der Bundesregierung

Angesichts der rückständigen Entwicklung im Bereich der Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung hat die Bundesregierung mit dem kürzlich veröffentlichten Programm Digitale Verwaltung 2020 ein schnelles Handeln angekündigt. In dem Dokument wird festgehalten, wie der Einsatz moderner Informationstechnologien die Effizienz und Qualität von Verwaltungsdienstleistungen verbessern soll. Durch intelligente Plattformen soll beispielsweise mehr Ordnung und Struktur und dadurch auch Handlungsschnelligkeit in die bürokratischen Prozesse gebracht werden.

Ein besonderes Augenmerk liegt zudem auf der Bereitstellung von Beratungsangeboten für Bürger und privatwirtschaftliche Akteure. Ein guter Ansatz sind dabei die bereits existierenden digitalen Kommunikationswege zwischen Bürgern und Stadtverwaltungen sowie die Abgabe der Steuererklärung auf digitalem Wege. An diesen positiven Beispielen sollten sich auch kommende Digitalisierungsprozesse in der öffentlichen Verwaltung orientieren.

Einen Wegweiser stellt das Onlinezugangsgesetz dar, welches Stadtverwaltungen dazu verpflichtet, ihre Dienstleistungen auch über digitale Verwaltungsportale anzubieten. Bis Ende 2022 sollen diese neuen, digitalen Kommunikationskanäle weitgehend implementiert sein.

Flexible und bürgerzentrierte Prozesse – die Ziele der digitalisierten Verwaltung

Digitalisierten Prozessen wird im Bereich der öffentlichen Verwaltung ein enormes Potenzial zugeschrieben. So führen die neuen Arbeitsabläufe und Zuständigkeiten zu einer Verbesserung der internen und externen Kommunikationsstrukturen sowie zu einer erhöhten Flexibilität und Transparenz. Behördeninterne Prozesse können durch digitale Lösungen verschlankt werden, wodurch ein effektiver Bürokratieabbau gelingen kann. Auch die Nutzung von Papier und Tools zur manuellen Datenerfassung kann auf diese Weise minimiert werden, wodurch Verwaltungsaufwand und Fehlerquellen reduziert werden.

Besonders relevant sind aktuell Themen wie die Bereitstellung bürgerorientierter Services, beispielsweise Bürgerbeschwerden, auf digitalem Wege oder die Auslagerung dieser Services auf externe Partner mit bereits etablierten Prozessen und Know-how. Auch die Implementierung einer modernen und sicheren IT-Infrastruktur sowie eines Informationsmanagement-Systems ist ein großes Thema im Verwaltungsbereich. Durch die digitale Ausrichtung soll es zudem gelingen, mehr kompetente Digital Natives für Tätigkeiten im öffentlichen Sektor zu gewinnen.

Mitarbeiterkompetenzen im öffentlichen Sektor trotz Digitalisierung gefragt

Auch eine digitalisierte öffentliche Verwaltung braucht Menschen. Insbesondere der Prozess hin zu mehr digitaler und automatisierter Verwaltung muss von kompetenten Mitarbeitern begleitet und gesteuert werden. Mitarbeiter und Beamte im öffentlichen Sektor müssen daher über die Kompetenzen und das Know-how verfügen, um die Implementierung von Innovationen zu ermöglichen. 

Die Stärkung der Mitarbeiter-Kompetenzen innerhalb der öffentlichen Einrichtungen ist dabei eine Aufgabe des Führungspersonals. Insbesondere die Einführung einer kollaborativen, flexiblen und mobilen Arbeitsweise spielt bei der digitalen Transformation in der öffentlichen Verwaltung eine große Rolle.

Fazit: Diese digitalen Maßnahmen braucht die öffentliche Verwaltung

Die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung ist eine zentrale Herausforderung für Bund, Länder und Kommunen. Vor allem im Hinblick auf den europäischen Vergleich gibt es in diesem Bereich noch viel Handlungsbedarf, schließlich bewegt sich Deutschland hier lediglich im unteren Mittelfeld, was den Grad und die Durchdringung digitaler Prozesse im öffentlichen Sektor angeht.

Dabei sind die Potentiale einer digitalisierten öffentlichen Verwaltung besonders groß. Durch digitale Tools könnte es gelingen, den aufgeblähten und immer noch stark papiergebundenen Bürokratieapparat Schritt für Schritt abzubauen und anstelle dessen effizientere und zielorientierte Prozesse zu implementieren. Auch eine Erhöhung der Transparenz und Bürgernähe, beispielsweise durch die Schaffung digitaler Kommunikationskanäle und Dienstleistungsangebote im Sinne des neu verabschiedeten Onlinezugangsgesetzes könnten positive Effekte der Digitalisierung im Verwaltungsbereich sein.

Zur adäquaten Umsetzung eines modernen und fortschrittlichen E‑Governments sind auch neue Mitarbeiterkompetenzen gefragt. Hierzu zählen eine hohe Kompetenz im Umgang mit digitalen Medien und Softwares sowie eine gewisse Offenheit, den Wandel hin zu digitalen Informations- und Kommunikationstechnologien zu begleiten.

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