Fle­xi­bi­li­tät und Effi­zi­enz – Digi­ta­li­sie­rung in der öffent­li­chen Verwaltung

05.07.2022 Redaktion Kommunen

In der öffent­li­chen Ver­wal­tung ver­spricht die Digi­ta­li­sie­rung eine effi­zi­en­te­re Arbeits­wei­se. Dabei geht es jedoch weni­ger um die rei­ne Digi­ta­li­sie­rung der bestehen­den Papier­welt, son­dern viel­mehr um die Schaf­fung neu­er behörd­li­cher Struk­tu­ren. Erst so kön­nen die Poten­zia­le intel­li­gen­ter Tech­no­lo­gien voll­stän­dig genutzt wer­den. REVIER­DIA­LOG erklärt Ihnen, was bei der Digi­ta­li­sie­rung von Behör­den und Kom­mu­nen gera­de Sta­te of the Art ist und wel­che Poten­zia­le sich für die Zukunft bieten.

 

Nach­hol­be­darf in Deutsch­land bei der Digi­ta­li­sie­rung des öffent­li­chen Sektors

Die Digi­ta­li­sie­rung in der öffent­li­chen Ver­wal­tung ist in Deutsch­land im euro­päi­schen Ver­gleich noch wenig fort­ge­schrit­ten. Das ergab etwa der eGo­vernment Bench­mark Report 2018, wel­cher den Stand der digi­ta­len Trans­for­ma­ti­on in öffent­li­chen Ver­wal­tun­gen nach euro­päi­schen Län­dern beurteilte. 

Dabei wur­de der Grad der Digi­ta­li­sie­rung eben­so wie ihre Durch­drin­gung im öffent­li­chen Sek­tor im Front- sowie Backend unter die Lupe genom­men. Indi­ka­to­ren wie die Trans­pa­renz, die Nut­zer-Zen­triert­heit und die grenz­über­schrei­ten­de Mobi­li­tät dien­ten dabei als Maß­stab für die Bewertung.

Das Ergeb­nis des eGo­vernment Bench­mark Reports fiel für die öffent­li­che Ver­wal­tung in Deutsch­land ernüch­ternd aus. Sowohl beim Grad der Digi­ta­li­sie­rung als auch bei ihrer Durch­drin­gung konn­te Deutsch­land im Ver­gleich ledig­lich ein mitt­le­res bis nied­ri­ges Niveau errei­chen. Es besteht also aku­ter Hand­lungs­be­darf im Bereich des E‑Governments – ins­be­son­de­re vor dem Hin­ter­grund des aktu­el­len Genera­tio­nen- und Kulturwandels. 

Die Digi­tal Nati­ves, wel­che bereits heu­te einen Groß­teil der arbei­ten­den Bevöl­ke­rung aus­ma­chen, haben kein Inter­es­se mehr an zeit­auf­wen­di­gen Rou­ti­ne­tä­tig­kei­ten, trä­ger und lang­sa­mer Büro­kra­tie sowie star­ren und infle­xi­blen Prozessen.

Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung

Digi­ta­li­sie­rung im öffent­li­chen Dienst – der Plan der Bundesregierung

Ange­sichts der rück­stän­di­gen Ent­wick­lung im Bereich der Digi­ta­li­sie­rung in der öffent­li­chen Ver­wal­tung hat die Bun­des­re­gie­rung mit dem kürz­lich ver­öf­fent­lich­ten Pro­gramm Digi­ta­le Ver­wal­tung 2020 ein schnel­les Han­deln ange­kün­digt. In dem Doku­ment wird fest­ge­hal­ten, wie der Ein­satz moder­ner Infor­ma­ti­ons­tech­no­lo­gien die Effi­zi­enz und Qua­li­tät von Ver­wal­tungs­dienst­leis­tun­gen ver­bes­sern soll. Durch intel­li­gen­te Platt­for­men soll bei­spiels­wei­se mehr Ord­nung und Struk­tur und dadurch auch Hand­lungs­schnel­lig­keit in die büro­kra­ti­schen Pro­zes­se gebracht werden.

Ein beson­de­res Augen­merk liegt zudem auf der Bereit­stel­lung von Bera­tungs­an­ge­bo­ten für Bür­ger und pri­vat­wirt­schaft­li­che Akteu­re. Ein guter Ansatz sind dabei die bereits exis­tie­ren­den digi­ta­len Kom­mu­ni­ka­ti­ons­we­ge zwi­schen Bür­gern und Stadt­ver­wal­tun­gen sowie die Abga­be der Steu­er­erklä­rung auf digi­ta­lem Wege. An die­sen posi­ti­ven Bei­spie­len soll­ten sich auch kom­men­de Digi­ta­li­sie­rungs­pro­zes­se in der öffent­li­chen Ver­wal­tung orientieren.

Einen Weg­wei­ser stellt das Online­zu­gangs­ge­setz dar, wel­ches Stadt­ver­wal­tun­gen dazu ver­pflich­tet, ihre Dienst­leis­tun­gen auch über digi­ta­le Ver­wal­tungs­por­ta­le anzu­bie­ten. Bis Ende 2022 sol­len die­se neu­en, digi­ta­len Kom­mu­ni­ka­ti­ons­ka­nä­le weit­ge­hend imple­men­tiert sein.


Fle­xi­ble und bür­ger­zen­trier­te Pro­zes­se – die Zie­le der digi­ta­li­sier­ten Verwaltung

Digi­ta­li­sier­ten Pro­zes­sen wird im Bereich der öffent­li­chen Ver­wal­tung ein enor­mes Poten­zi­al zuge­schrie­ben. So füh­ren die neu­en Arbeits­ab­läu­fe und Zustän­dig­kei­ten zu einer Ver­bes­se­rung der inter­nen und exter­nen Kom­mu­ni­ka­ti­ons­struk­tu­ren sowie zu einer erhöh­ten Fle­xi­bi­li­tät und Trans­pa­renz. Behör­den­in­ter­ne Pro­zes­se kön­nen durch digi­ta­le Lösun­gen ver­schlankt wer­den, wodurch ein effek­ti­ver Büro­kra­tie­ab­bau gelin­gen kann. Auch die Nut­zung von Papier und Tools zur manu­el­len Daten­er­fas­sung kann auf die­se Wei­se mini­miert wer­den, wodurch Ver­wal­tungs­auf­wand und Feh­ler­quel­len redu­ziert werden.

Beson­ders rele­vant sind aktu­ell The­men wie die Bereit­stel­lung bür­ger­ori­en­tier­ter Ser­vices, bei­spiels­wei­se Bür­ger­be­schwer­den, auf digi­ta­lem Wege oder die Aus­la­ge­rung die­ser Ser­vices auf exter­ne Part­ner mit bereits eta­blier­ten Pro­zes­sen und Know-how. Auch die Imple­men­tie­rung einer moder­nen und siche­ren IT-Infra­struk­tur sowie eines Infor­ma­ti­ons­ma­nage­ment-Sys­tems ist ein gro­ßes The­ma im Ver­wal­tungs­be­reich. Durch die digi­ta­le Aus­rich­tung soll es zudem gelin­gen, mehr kom­pe­ten­te Digi­tal Nati­ves für Tätig­kei­ten im öffent­li­chen Sek­tor zu gewinnen.


Mit­ar­bei­ter­kom­pe­ten­zen im öffent­li­chen Sek­tor trotz Digi­ta­li­sie­rung gefragt

Auch eine digi­ta­li­sier­te öffent­li­che Ver­wal­tung braucht Men­schen. Ins­be­son­de­re der Pro­zess hin zu mehr digi­ta­ler und auto­ma­ti­sier­ter Ver­wal­tung muss von kom­pe­ten­ten Mit­ar­bei­tern beglei­tet und gesteu­ert wer­den. Mit­ar­bei­ter und Beam­te im öffent­li­chen Sek­tor müs­sen daher über die Kom­pe­ten­zen und das Know-how ver­fü­gen, um die Imple­men­tie­rung von Inno­va­tio­nen zu ermöglichen. 

Die Stär­kung der Mit­ar­bei­ter-Kom­pe­ten­zen inner­halb der öffent­li­chen Ein­rich­tun­gen ist dabei eine Auf­ga­be des Füh­rungs­per­so­nals. Ins­be­son­de­re die Ein­füh­rung einer kol­la­bo­ra­ti­ven, fle­xi­blen und mobi­len Arbeits­wei­se spielt bei der digi­ta­len Trans­for­ma­ti­on in der öffent­li­chen Ver­wal­tung eine gro­ße Rolle.


Fazit: Die­se digi­ta­len Maß­nah­men braucht die öffent­li­che Verwaltung

Die Digi­ta­li­sie­rung der öffent­li­chen Ver­wal­tung ist eine zen­tra­le Her­aus­for­de­rung für Bund, Län­der und Kom­mu­nen. Vor allem im Hin­blick auf den euro­päi­schen Ver­gleich gibt es in die­sem Bereich noch viel Hand­lungs­be­darf, schließ­lich bewegt sich Deutsch­land hier ledig­lich im unte­ren Mit­tel­feld, was den Grad und die Durch­drin­gung digi­ta­ler Pro­zes­se im öffent­li­chen Sek­tor angeht.

Dabei sind die Poten­tia­le einer digi­ta­li­sier­ten öffent­li­chen Ver­wal­tung beson­ders groß. Durch digi­ta­le Tools könn­te es gelin­gen, den auf­ge­bläh­ten und immer noch stark papier­ge­bun­de­nen Büro­kra­tie­ap­pa­rat Schritt für Schritt abzu­bau­en und anstel­le des­sen effi­zi­en­te­re und ziel­ori­en­tier­te Pro­zes­se zu imple­men­tie­ren. Auch eine Erhö­hung der Trans­pa­renz und Bür­ger­nä­he, bei­spiels­wei­se durch die Schaf­fung digi­ta­ler Kom­mu­ni­ka­ti­ons­ka­nä­le und Dienst­leis­tungs­an­ge­bo­te im Sin­ne des neu ver­ab­schie­de­ten Online­zu­gangs­ge­set­zes könn­ten posi­ti­ve Effek­te der Digi­ta­li­sie­rung im Ver­wal­tungs­be­reich sein.

Zur adäqua­ten Umset­zung eines moder­nen und fort­schritt­li­chen E‑Governments sind auch neue Mit­ar­bei­ter­kom­pe­ten­zen gefragt. Hier­zu zäh­len eine hohe Kom­pe­tenz im Umgang mit digi­ta­len Medi­en und Soft­wares sowie eine gewis­se Offen­heit, den Wan­del hin zu digi­ta­len Infor­ma­ti­ons- und Kom­mu­ni­ka­ti­ons­tech­no­lo­gien zu begleiten.

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